التغيير وإدارة التغيير وأهميته في المؤسسات والمنظمات وأهم الأهداف والفوائد

يتطلب عالم الأعمال تطور مستمر من جانب المنظمات لتنفيذ تغييرات على مستوى المؤسسة. أما اليوم، نلاحظ أن معظم الأعمال تشهد تغيرًا مستمرًا، ويشير معنى التغيير هنا إلى أي إجراء يتم تنفيذه لإدخال عنصر جديد في المسار التقليدي للعمل. 

 نعم، قد تكون عملية التغيير صعبة في بدايتها، وغالبًا ما يقاومها الناس. ولكن، لتطوير ثقافة بيئة العمل المرنة، تحتاج المنظمات إلى نهج منظم وتطبيق جيد لمفهوم إدارة التغيير.

تعريف التغيير:

في سياق إدارة التغيير، يشير "التغيير" إلى أي تغيير أو تعديل في عمليات المنظمة أو أنظمتها أو هيكلها أو ثقافتها أو الطريقة العامة للقيام بالأشياء. يمكن أن يظهر التغيير في أشكال مختلفة، مثل إدخال تقنيات جديدة، أو تنفيذ عمليات تجارية جديدة، أو إعادة هيكلة التسلسل الهرمي التنظيمي، أو اعتماد استراتيجيات مختلفة، أو تغيير الثقافة التنظيمية.

ويمكن البدء بالتغيير لأسباب مختلفة، بما في ذلك الحاجة إلى تحسين الكفاءة، أو الاستجابة لتحولات السوق، أو تنفيذ تكنولوجيات جديدة، أو تعزيز القدرة التنافسية، أو التكيف مع العوامل الخارجية. يعد فهم التغيير وإدارته أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات للتنقل عبر التحولات بنجاح وتحقيق أهدافها الإستراتيجية.

تعريف إدارة التغيير: 

إدارة التغيير هي النهج المنهجي والعملية المنظمة المستخدمة لإدارة وتسهيل المتغيرات داخل المنظمة. وهو يتضمن تخطيط التغييرات وتنفيذها وإبلاغها بشكل فعال لضمان قدرة الأفراد والفرق داخل المنظمة على التكيف بنجاح. الهدف من إدارة التغيير هو تقليل المقاومة وتعزيز القبول وتحسين النتائج الإيجابية المرتبطة بالتغييرات المنفذة.مفهوم إدارة التغيير هو فرع من فروع التطوير الهيكلي والنظامي حيث تستخدم إدارة التغيير لمواءمة المنظمة مع الظروف والفرص الجديدة عند ظهورها. 

وتتعامل إدارة التغيير مع التغيرات في الظروف الخارجية وبيئة الأعمال كما تنطوي على تحديد استراتيجيات بعينها واعتمادها بالإضافة إلى هياكل وإجراءات وتقنيات الشركة للتعامل مع التغييرات الجديدة داخل بيئة العمل. 

في مجال إدارة التغيير، يجب أنيأخذ صناع القرار في اعتبارهم كيفية تأثير الإستراتيجيات في تعديل، أو استبدال عملية ما، أو نظام، أو شخص داخل المنظمة على جميع العمليات والأنظمة الأخرى. 

يحتاج التغيير إلى كلاً من التخطيط والاختبار والإبلاغ والجدولة، والتنفيذ، والتوثيق، والتقييم. بالإضافة إلى الحفاظ على مسار التدقيق إذا كانت هناك حاجة إلى المراجعة وإعادة النظر في القرارات، فإن التوثيق أمر بالغ الأهمية لضمان الامتثال للضوابط الداخلية والخارجية، بما في ذلك المتطلبات التنظيمية. 

إدارة التغيير التنظيمي:

"ادارة التغيير التنظيمي" هي عملية تخطيط وتنظيم وتنفيذ ورصد التغييرات داخل هيكل وعمل منظمة. تهدف عملية إدارة التغيير إلى تحقيق التحول بشكل فعال وسلس، وضمان تكامل التغييرات مع أهداف واستراتيجيات المؤسسة. تتضمن هذه العملية التفاعل مع الجوانب البشرية والتقنية والتنظيمية للتأكد من أن التغيير يتم بشكل فعّال ويتماشى مع رؤية المؤسسة.

إدارة التغيير في المؤسسات الحكومية:

تشير إدارة التغيير في المؤسسات الحكومية إلى النهج المنظم ومجموعة العمليات المستخدمة لتخطيط وتنفيذ وتوجيه التغييرات في السياسات والإجراءات والهياكل والتقنيات أو العناصر الأخرى داخل الوكالة الحكومية. الهدف من إدارة التغيير في الحكومة هو ضمان إدخال التغييرات بسلاسة وفعالية، مع الحد الأدنى من تعطيل العمليات، وتحقيق الفوائد المقصودة من التغييرات.

تعد إدارة التغيير في المؤسسات الحكومية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق التحول الناجح وتعزيز الفعالية التنظيمية والحفاظ على ثقة الجمهور. فهو يتطلب التعاون والشفافية والنهج الاستراتيجي للتغلب على التعقيدات المرتبطة بإدخال تغييرات في البيئة الحكومية. تضمن إدارة التغيير الفعالة قدرة الجهات الحكومية على التكيف مع الاحتياجات المتطورة، وتبني الابتكار، والاستمرار في أداء مهامها بكفاءة.

مستويات إدارة التغيير:

تم تقسيم مجال إدارة التغيير المؤسسي إلى ثلاث فئات، لتنفيذ إدارة التغيير بشكل أفضل داخل مؤسستك، ومن المهم فهم هذه الفئات وأدوارها الفردية بتعمق.  

وهذا ما سنتناوله في النقاط التالية: 

1- إدارة التغيير الفردي

تتطلب إدارة التغيير الفردي فهم كيفية تحفيز الأفراد على التغيير وكيف يمكن دمج ذلك في العمليات التجارية اليومية. ويتضمن تقديم الدعم والتوجيه للموظفين أثناء انتقالهم إلى دور جديد. 

2- إدارة التغيير في المنظمات

إدارة التغيير في المنظمات هي عملية لضمان أن التغيير - سواء كان نتيجة لمبادرة تنظيمية أو جزء من تحول أوسع في بيئة الأعمال - يتم تنفيذه بسلاسة ونجاح وكامل. 

• لضمان دمج الحل بطريقة مستمرة وفعّالة، يمكن استخدام إدارة التغيير التنظيمي لتحديد الفِرَق التي ستتأثر بشكل مباشر بهذا التغيير.
• وقد يشمل ذلك توعية الفريق بالتغيير من البداية ثم تدريبهم على الطريقة المناسبة لتنفيذه. 

3- إدارة التغيير المؤسسي  

إدارة التغيير المؤسسي هي مزيج من الخبرة التنظيمية والفطنة العملية والمعرفة التقنية التي تتيح للمؤسسة بالتكيف مع القوى الخارجية. ويؤثر برنامج إدارة التغيير المؤسسي في تغيير المؤسسة على جميع مستوياتها، بما في ذلك قيادة المؤسسة ومشاريعها وإجراءاتها وأدوارها ومسؤولياتها وعملياتها وأنظمتها وهيكلها التنظيمي. ومن المهم لأولئك الذين يخططون لبرنامج تغيير المؤسسة ضمان مشاركة جميع مستويات المنظمة في التغييرات التي سيتم تنفيذها. 

أهمية إدارة التغيير في المنظمات:

إن أهمية إدارة التغيير في المنظمات تكمن في أنها تساعدك في كل مرحلة سواء على مستوى إدارتك للمنشأة أو على مستوى تحقيق الأهداف بنجاح. وذلك نظرًا لأن منشأتك قد تخضع لتغييرات مختلفة دوماً منها الصغير الطفيف ومنها الكبير الجذري، 

لذلك، من الضروري التأكد أن موظفيك على دراية كاملة بمسؤولياتهم الجديدة بعد إدخال التغييرات في مكان العمل، ويتم تعزيز كفاءتهم والتأكد من وضوح مسؤولياتهم من خلال تطبيق سياسة إدارة التغيير. حيث يسمح برنامج التغيير المُدار جيدًا أيضًا لعملك بالازدهار من خلال التكيف مع توجهات السوق الحالية والنمو نتيجة لذلك. 

خطوات إدارة التغيير المؤسسي: 

لتنفيذ التغيير بشكل فعّال، يجب على الشركة إتباع مجموعة من الإجراءات. فإذا كنت ترغب في تغيير شركتك، يجب عليك أولاً التفكير في كيفية تأثير التغييرات على الأشخاص الذين يعملون لديك، وعلى العملاء الذين يعتمدون على مؤسستك.  

تساعدك الخطوات التالية في الحفاظ على برنامج إدارة التغيير الخاص بك يسير في الاتجاه الصحيح مع مراعاة موظفيك أيضًا. 

المرحلة الأولى وضع الخطة:

تعتمد على وضع خطة وتطوير جدول زمني مناسب لتنفيذ هذه الخطة. وبالتالي يجب أن: 

يضع فريق إدارة التغيير خطة لتنفيذ هذا التغيير.  

ينشئ الفريق المختص جدول زمني للتغيير، ويُعين فرد مسؤول لكل مهمة. 

المرحلة الثانية مرحلة الإعداد:

إعداد الموظفين للتغيير. أثناء عملية الاتصال، سيشرح فريق إدارة التغيير أسباب التغيير وما يمكن توقعه منه. كجزء من التدريب، سيتعلم الموظفين كيفية استخدام النظام أو العملية الجديدة. 

المرحلة الثالثة مرحلة تقييم المخاطر: 

• استخدم تقييم المخاطر المستند إلى البيانات للتكيف باستمرار مع ممارسات إدارة التغيير الخاصة بك.  
• يمكن أن تساعدك مقاييس التتبع في تحديد أنواع التغييرات وأعضاء الفريق والخدمات الأقل احتمالاً للمشاركة في أي حادث ما.  
• ويمكن استخدام هذه المعلومات لمطابقة صرامة ممارسات التغيير الخاصة بك مع مستوى المخاطرة المناسب. 

المرحلة الرابعة مرحلة التواصل المتبادل والفعّال: 

يعد استخدام كل قناة اتصال أمرًا ضروريًا لإيصال رسالتك إلى الموظفين، والاستماع إلى مخاوفهم أيضًا.  

يجب توصيل رؤيتك من خلال جميع الوسائل الممكنة من أجل إقناع الموظفين بأن يصبحوا داعمين.  

تقبل التعليقات الصادقة من الموظفين، خاصةً من أولئك الذين سيتأثرون بشكل مباشر بالتغييرات. 

المرحلة الخامسة مرحلة التمكين:  

امنح موظفيك الحرية في اتخاذ قراراتهم. 

اجعلهم ينفذوا الأفكار الجديدة بطريقة مبدعة.

شاركهم في عملية التغيير.

المرحلة السادسة مرحلة التغذية الراجعة المتبادلة:  

جعل الموظفون يشاركون معارفهم مع الآخرين مما يشجعهم على تحسين الأداء. 

تشجيع الموظفين على التكيُّف بسرعة أكبر مع التغييرات في بيئة العمل.

المرحلة السابعة مرحلة التوثيق: 

التدوين والتوثيق يتطلب من إدارة التغيير الجيدة أن تعمل على سهولة مشاركة المستندات والمعلومات المهمة مع الموظفين وسهلة الوصول لها. 

يمكن تحقيق ذلك من خلال الاحتفاظ بمستودع مركزي لجميع المستندات، حيث يمكن لأي شخص أن يجد ما يبحث عنه دون صعوبة. 

المرحلة الثامة مرحلة التنفيذ:

حيث يُطبق التغييرات. ويُمنح الموظفين الفرصة للمشاركة في عملية إدارة التغيير والتأكد من تنفيذ التغيير بشكل صحيح. 

المرحلة التاسعة مرحلة المراقبة: 

يتم التأكد فيها من أن التغيير يسير وفقًا للخطة، وممكن أن يتم تعديل التغيير إذا لزم الأمر. 

المرحلة العاشرة مرحلة التقييم:

 يقوم فريق إدارة التغيير بتقييم ما سار بشكل جيد أثناء التنفيذ وما إذا كان التغيير ناجحًا. 

أفضل ممارسات إدارة التغيير 

يمكن أن تساعدك أفضل الممارسات السبعة التي أثبتت كفاءتها في المجال على البدء في مبادرات التغيير الخاصة بك نستعرض 7 ممارسات ناجحة أثبتت كفاءتها في إدارة التغيير: 

رؤية الاستراتيجية: 

يجب أن يكون لكل مبادرة إدارة تغيير أهداف محددة بوضوح.  

بينما ليس من السهل تحديد أهداف ذكية لإدارة التغيير، يجب على الشركات أن تسعى جاهدة لوضع أهداف واضحة قدر الإمكان وفقًا لنموذج التحليل SWOT. 

رؤية التخطيط: 

عندما تخطط لمبادرات إدارة التغيير، ضع في اعتبارك ثقافة مؤسستك وتحملها للمخاطر.  

افعل ذلك من خلال التحدث إلى الأشخاص من مختلف الوظائف المهنية - مثل إدارة المخاطر والأزمات - لفهم أنواع المخاطر التي تواجهها المؤسسة. 

يجب عليك أيضًا مراجعة الإدارة القانونية لشركتك للتعرف على أي متطلبات تنظيمية يجب عليك الالتزام بها عند إجراء التغييرات. 

مهام إدارة التغيير:

إدارة التغيير (Change Management) هي عملية منهجية تهدف إلى مساعدة الأفراد والفرق والمنظمات على الانتقال من الوضع الحالي إلى الوضع المرغوب المستقبلي بسلاسة وفعالية. تُعد إدارة التغيير عنصرًا حاسمًا في نجاح المشاريع والتحولات التنظيمية، خاصة في ظل التطورات التكنولوجية السريعة والتغيرات في بيئة الأعمال. تعتمد هذه العملية على مجموعة من المهام المتسلسلة والمترابطة التي تضمن تحقيق الأهداف المرجوة مع تقليل مقاومة التغيير وزيادة قبوله.

1. التخطيط للتغيير

أولاً، تبدأ إدارة التغيير بمهامة التخطيط للتغيير، حيث يتم تحليل الوضع الحالي للمنظمة أو الفريق لتحديد نقاط القوة والضعف. يتم بعد ذلك تحديد الحاجة إلى التغيير، سواء كانت لتحسين الكفاءة، أو التكيف مع متطلبات السوق، أو تنفيذ تقنيات جديدة. بناءً على ذلك، يتم وضع خطة مفصلة تشمل الأهداف، والخطوات، والموارد المطلوبة، والجدول الزمني لتنفيذ التغيير. هذه الخطة تعمل كخارطة طريق لتوجيه الجهود نحو تحقيق النتائج المرجوة.

2. تحليل أصحاب المصلحة

ثانيًا، تأتي مهامة تحليل أصحاب المصلحة، حيث يتم تحديد الأفراد أو الفرق أو الجهات التي ستتأثر بالتغيير. يتم تحليل تأثير التغيير على كل فئة من أصحاب المصلحة وفهم مخاوفهم وتوقعاتهم. بعد ذلك، يتم تصنيف أصحاب المصلحة حسب درجة التأثير والمصلحة لتحديد كيفية التعامل مع كل فئة. هذا التحليل يساعد في تصميم استراتيجيات اتصال فعّالة وتقليل مقاومة التغيير.

3. بناء رؤية واضحة للتغيير

ثالثًا، يتم بناء رؤية واضحة للتغيير، حيث يتم توضيح كيف سيبدو الوضع بعد التغيير وما هي الفوائد المتوقعة. هذه الرؤية تعمل كحافز للأفراد والفرق لتبني التغيير. يتم بعد ذلك نشر الرؤية عبر قنوات اتصال مختلفة لضمان فهم جميع الأطراف المعنية لأهميتها وكيفية تحقيقها. الرؤية الواضحة تساعد في خلق إحساس بالهدف المشترك وتوحيد الجهود نحو تحقيق الأهداف.

4. تصميم استراتيجية الاتصال

رابعًا، يتم تصميم استراتيجية الاتصال، حيث يتم تحديد الرسائل الرئيسية التي توضح أسباب التغيير، وفوائده، وكيفية تنفيذه. يتم اختيار قنوات الاتصال المناسبة مثل الاجتماعات، والبريد الإلكتروني، والمنصات الرقمية لنشر هذه الرسائل. يتم أيضًا ضمان التواصل المستمر من خلال توفير تحديثات منتظمة حول تقدم التغيير والإجابة على الأسئلة والاستفسارات. التواصل الفعّال يلعب دورًا رئيسيًا في بناء الثقة وتقليل الشكوك.

5.  إدارة مقاومة التغيير

خامسًا، يتم إدارة مقاومة التغيير، حيث يتم تحديد أسباب المقاومة مثل الخوف من المجهول، أو فقدان السيطرة، أو عدم الثقة في القيادة. يتم بعد ذلك تطوير خطط لمواجهة هذه المقاومة من خلال تقديم التدريب، أو المشاركة في عملية التغيير، أو تقديم حوافز. تعزيز الدعم النفسي والمهني للأفراد يساعد في تخفيف المخاوف وزيادة قبول التغيير.

6. التدريب والتطوير

سادسًا، يتم التركيز على التدريب والتطوير، حيث يتم تقييم الفجوات في المهارات والمعارف المطلوبة لتنفيذ التغيير. يتم تصميم برامج تدريبية وورش عمل لتمكين الأفراد من اكتساب المهارات اللازمة. يتم أيضًا ضمان الاستمرارية من خلال توفير فرص تعلم مستمرة لضمان التكيف مع التغييرات المستقبلية. التدريب الفعّال يعد عنصرًا أساسيًا لنجاح التغيير.

7. تنفيذ التغيير

سابعًا، يتم تنفيذ التغيير، حيث يتم تنسيق الجهود بين الفرق المختلفة لضمان تنفيذ التغيير وفقًا للخطة الموضوعة. يتم مراقبة التقدم وتحديد أي انحرافات عن الخطة. يتم إجراء تعديلات على الخطة بناءً على التغذية الراجعة والنتائج المرحلية. هذه المرحلة تتطلب إدارة دقيقة للموارد والوقت لضمان تحقيق الأهداف.

8. تعزيز التغيير

ثامنًا، يتم تعزيز التغيير، حيث يتم تشجيع الأفراد على تبني السلوكيات والممارسات الجديدة من خلال الحوافز والتقدير. يتم أيضًا تضمين التغيير في الثقافة التنظيمية لضمان أن يصبح جزءًا من القيم والممارسات اليومية للمنظمة. توفير الدعم المستمر للأفراد يساعد في ضمان استمرارية التغيير.

9. تقييم النتائج

تاسعًا، يتم تقييم النتائج، حيث يتم قياس مدى تحقيق الأهداف المرجوة من التغيير باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). يتم جمع التغذية الراجعة من الأفراد والفرق حول عملية التغيير وفعاليتها. يتم أيضًا توثيق الدروس المستفادة لتحسين عمليات التغيير المستقبلية. التقييم الدوري يساعد في تحديد النجاحات والتحديات وضمان تحقيق النتائج المستدامة.

10. إدارة المعرفة

أخيرًا، يتم إدارة المعرفة، حيث يتم توثيق جميع الخطوات والإجراءات المتخذة خلال عملية التغيير. يتم إنشاء قاعدة معرفية لتخزين المعلومات والدروس المستفادة لاستخدامها في المشاريع المستقبلية. يتم أيضًا نشر المعرفة مع الفرق الأخرى لتعميم الفوائد وضمان استمرارية التحسين.

باختصار، إدارة التغيير ليست مجرد عملية تقنية، بل هي عملية إنسانية تعتمد على فهم السلوك البشري وتحفيز الأفراد على تبني التغيير. من خلال التخطيط الجيد، والاتصال الفعّال، وإدارة المقاومة، يمكن للمنظمات تحقيق تحولات ناجحة ومستدامة. إدارة التغيير الفعّالة تسهم في تعزيز المرونة التنظيمية وضمان بقاء المنظمات قادرة على التكيف مع التحديات المستقبلية.

مراجع دراسة إدارة التغيير

من أهم مراجع دراسة إدارة التغيير دورة إدارة التغيير الاحترافي (شهادة CCMP المعتمدة) والتي تقدمها بكه للتعليم، فتأكد من تصفحها الآن!

وفي النهاية، قد يكون بالفعل التغيير صعب على بعض الناس، لذا من المهم التفكير في كيفية جعل حملة التغيير فعَّالة قدر الإمكان. ولكن يجب أن يكون أحد جوانب نهجك هو اختيار التوقيت الصحيح، ومسار التنفيذ الصحيح بجانب النغمة الصحيحة.  

وبالتالي، اسأل نفسك كشخص يسعى للتغيير، هل النغمة التي اتبناها هي نغمة الصوت المرتفع والآمر أم نغمة الصوت الهادئ والواثق؟ هل تتوافق هذه الطريقة مع نوع الثقافة التي لديك في العمل؟ وما هي المخاطر المرتبطة بعمل ذلك بشكل مختلف؟